Excel ou CRM: quando a sua loja de Instagram precisa de mais?

Não temos nada contra o Excel. Para uma loja que começa a vender no Instagram, uma folha de cálculo é a ferramenta certa: é grátis, toda a gente a sabe usar e faz contas. Nas primeiras encomendas, chega perfeitamente.

O problema não é o Excel. É que a loja cresce e a folha não cresce com ela. Este artigo ajuda a perceber em que ponto está e o que fazer a seguir, seja continuar na folha, seja mudar.

O que o Excel faz bem

Antes de mais, a parte justa. Uma folha bem feita resolve muito:

• Uma lista de encomendas, com a data, o cliente, o produto, o valor e se já está paga.
• Uma lista de produtos, com o preço e a quantidade em stock.
• Contas simples: quanto vendeu este mês, qual é o produto que mais sai.

Se vende algumas encomendas por semana, trabalha sozinho e tem poucos produtos, não precisa de mais do que isto. Gaste o tempo a fazer boas fotografias e a responder às mensagens.

O Excel também não se esgota depressa: uma folha tem até 1 048 576 linhas e 16 384 colunas, segundo as especificações da Microsoft. Na prática, o que costuma falhar é a atualização à mão.

Os sinais de que a folha já não chega

Com o tempo, aparecem pequenos atritos. Um sozinho não é razão para mudar. Vários ao mesmo tempo costumam ser.

Vendeu um produto que já não tinha

É o sinal mais claro. Na folha, o stock só desce quando alguém se lembra de o atualizar. Num dia com muitas mensagens, uma venda fica por registar e, no dia seguinte, vende a mesma peça a outra pessoa. Pedir desculpa e devolver o dinheiro custa mais do que a venda.

Passa mais tempo a atualizar a folha do que a vender

Cada venda obriga a escrever uma linha nova, coluna a coluna, e depois a ir à folha de produtos baixar o stock. Ao fim do dia, ainda tem de conferir as transferências. Se esse trabalho já lhe come uma hora por dia, é tempo que não está a usar para vender.

Não sabe quem são os seus melhores clientes

Os clientes que voltam são o que segura uma pequena loja. Na folha, a mesma pessoa aparece em linhas diferentes, às vezes com o nome escrito de outra maneira, e saber quanto comprou no total obriga a filtrar e somar. Por isso, quase ninguém o faz, e perde a oportunidade de agradecer ou de avisar primeiro quem compra sempre.

Já são duas pessoas a mexer no mesmo ficheiro

Quando entra alguém para ajudar, o ficheiro passa de mão em mão. Uma pessoa ordena uma coluna e desalinha as outras, outra apaga uma linha sem querer, e ninguém sabe qual é a versão certa. Partilhar o ficheiro na nuvem ajuda, mas não diz quem mudou o quê.

Vende em mais de um sítio

Instagram, WhatsApp, uma feira ao fim de semana, talvez uma loja online. Cada canal tem as suas encomendas e, se cada um vive numa folha ou num caderno diferente, o stock nunca está certo em nenhum.

O que muda com um CRM

Um CRM (uma ferramenta para gerir clientes e vendas) faz as mesmas coisas que a sua folha, mas liga-as entre si. Na prática, isto quer dizer:

• Registar uma venda é escolher o cliente e os produtos. O total faz-se sozinho.
• O stock desce a cada venda e volta a subir se a venda for cancelada.
• Cada cliente tem uma ficha com todas as compras, por isso sabe logo quem compra mais e há quanto tempo não volta.
• Cada pessoa da equipa tem a sua conta, e o que cada uma faz fica registado.
• Sabe de onde veio cada venda: Instagram, WhatsApp, feira.

Não é magia: continua a ter de registar as vendas. Mas regista-as uma vez, num sítio só, e o resto acompanha.

Quando é cedo demais para mudar

Também há o erro contrário: trocar o Excel por uma ferramenta nova quando ainda não precisa. Se vende pouco, trabalha sozinho e a folha não lhe dá trabalho, espere. Aprender uma ferramenta nova leva sempre algum tempo, e esse tempo deve trazer alguma coisa de volta.

Uma regra simples: mude quando a folha começar a custar-lhe vendas ou horas. Antes disso, é uma despesa sem retorno.

Como mudar sem perder o que já tem

Se decidir mudar, não precisa de começar do zero:

1. Arrume a folha primeiro. Uma linha por cliente, uma linha por produto, sem células juntas nem cores com significado escondido.
2. Exporte para CSV. No Excel, em «Guardar como», escolha CSV. É o formato que quase todas as ferramentas sabem ler.
3. Importe clientes e produtos. Comece por aí. As vendas antigas podem ficar na folha, como arquivo.
4. Experimente durante uma ou duas semanas com as vendas novas, antes de largar a folha de vez.
5. Mostre à equipa como se regista uma venda. Uma explicação de cinco minutos evita semanas de dúvidas.

Em resumo

O Excel é ótimo para começar. Os sinais de que já não chega são vender o que não tem, perder tempo a atualizar a folha, não saber quem são os melhores clientes, partilhar o ficheiro com outras pessoas e vender em vários canais. Se se reconhece em dois ou três, está na altura de olhar para outra ferramenta.

Experimente com os seus próprios dados

Se já está nesse ponto, traga o Excel consigo: o Synkora importa os clientes e os produtos de um ficheiro CSV. No plano Essencial, regista as vendas do Instagram, do WhatsApp e das feiras, o stock desce sozinho a cada venda e cada cliente tem a ficha com as compras.